Как цифровизация меняет эксплуатацию СППЗ?

Технологии постепенно упрощают и оптимизируют рутинные операции – это естественный процесс, который уже произошел во многих отраслях. Когда-то бухгалтерские отчёты заполнялись вручную, но сегодня для этого существует множество специализированных программ. Водительские удостоверения и документы переходят в электронный формат, договоры подписываются электронной подписью, отчётность подаётся через цифровые платформы, а «Госуслуги» стали повседневным инструментом взаимодействия с государством.

Этот же процесс постепенно затрагивает и сферу эксплуатации систем противопожарной защиты (СППЗ). На смену бумажным журналам эксплуатации приходят цифровые, где фиксация неисправностей и история обслуживания ведутся автоматически и удостоверяются электронной подписью. Если в множестве других областей этот переход уже состоялся, то и для противопожарных систем, в силу консервативности сегмента, это естественный и закономерный шаг вперед.

Ограничения при использовании бумажных журналов эксплуатации

Несмотря на общую тенденцию к цифровизации, на большинстве объектов эксплуатация СППЗ по-прежнему документируется в бумажных журналах. Формат остаётся привычным для многих, но его применение сопровождается рядом системных проблем, которые напрямую влияют на полноту, достоверность и доступность данных.

Отсутствие преемственности данных

За годы эксплуатации объекта регулярно меняются ответственные за пожарную безопасность сотрудники и обслуживающие организации. По этой причине нередко обрывается история обслуживания, теряется проектная документация и другая важная для эксплуатации информация. Новый специалист получает журнал с неразборчивыми записями или неполными данными. 

Ограниченность сведений

Бумажный журнал остается ограниченным источником информации. В нем фиксируются только базовые сведения о проведенных работах. Такие записи не позволяют получить полную картину о состоянии эксплуатируемых систем и отслеживать тенденции по их неисправностям.

Высокая бюрократическая нагрузка

Каждая запись в бумажном журнале эксплуатации требует постоянного внимания и времени со стороны заказчика и исполнителя: необходимо вносить данные обо всех выполненных работах, связанных с эксплуатацией СППЗ, а каждая запись должна содержать дату, объект, оборудование, характер работ, результат и ответственное лицо. 

Риски утраты и повреждения данных

Бумажные журналы остаются уязвимыми для порчи и потерь. Они нередко исчезают в ходе ремонта, переезда или из-за человеческого фактора. В таких случаях организация обязана восстановить всю утраченную информацию. Поскольку срок эксплуатации систем противопожарной защиты обычно составляет не менее десяти лет, этот процесс превращается в крайне трудоёмкую задачу.

Однако простой перенос данных бумажного журнала в электронный видне решает ключевые проблемы. Если меняется лишь носитель, а не сам подход, все те же риски сохраняются: записи по-прежнему вводятся вручную и могут быть искажены, отсутствует оптимизация рутинных операций, что не позволяет снять нагрузку с персонала, а также сохраняются риски человеческого фактора и зависимость от исполнителей. Возникает вопрос, каким образом в таких условиях достичь реальных улучшений?

Достижение качественных изменений возможно лишь при переходе от формальной оцифровки к полной цифровизации процесса технического обслуживания и ремонта (ТОиР) СППЗ.

Цифровая модель ТОиР СППЗ

При цифровом ТОиР каждое действие в жизненном цикле системы фиксируется автоматически и интегрируется в общую структуру данных. Это обеспечивает непрерывность информации, исключает разрывы в истории обслуживания и фактически заменяет бумажные журналы, устраняя характерные для них риски.

Сегодня для реализации цифрового ТОиР применяются специализированные платформы для управления заявками, выездным обслуживанием и ТОиР. Их внедрение не требует разработки собственного программного обеспечения и позволяет систематизировать основные элементы управления техническим обслуживанием. К функциональным возможностям таких решений относятся:

Интерактивная карта объекта– показывает все элементы СППЗ с точным местоположением и текущим статусом, позволяя руководителю мгновенно оценить состояние объекта.

Цифровой паспорт устройства– модель, серийный номер и полная история обслуживания. Видно, когда и кем проводился ремонт, какие были проблемы и как их решили. Все записи, подписи и документы хранятся в системе, поэтому новому специалисту не нужно восстанавливать историю обслуживания, что особенно важно для оборудования с долгим сроком эксплуатации.

Технологические карты– стандартизируют обслуживание. При открытии заявки инженер получает чек-лист с последовательностью действий. Стандарты можно уточнить у производителя, что гарантирует корректную работу независимо от подрядчика или конкретного инженера.

Повторяющиеся плановые заявки– создаются по регламентам для каждого типа оборудования. По наступлении срока система формирует задачу, назначает инженера и прикрепляет технологическую карту. Ответственный всегда видит, какие работы выполнены, а какие запланированы.

Контроль SLA– система отслеживает время реакции и выполнения: фиксирует момент принятия задачи и фактическое время от открытия до закрытия заявки, отмечая нарушения нормативов в отчетах.

Подтверждение работ– через фото и/или электронный акт с подписью на смартфоне. Заявка переходит в статус «выполнено», а данные остаются в системе как доказательная база.

Аналитика для руководителя– дашборды по отказам оборудования, времени устранения неисправностей, соблюдению SLA, работе подрядчиков и стоимости обслуживания объекта. 

В результате цифровизации ТОиР вся информация о работе систем формируется и хранится в электронном виде. Электронный журнал эксплуатации СППЗ становится не отдельным документом, который создается вручную, а естественным итогом совокупности всех зафиксированных действий и событий. 

На этом этапе закономерно возникает вопрос: имеет ли смысл вести бумажный журнал, если электронная версия содержит полную и достоверную информацию?  Практика и нормативные требования показывают, что необходимость в дублировании отсутствует.  

Нормативная основа для ведения электронного журнала СППЗ

Рассмотрим ситуацию на примере ГОСТ Р 59638-2021. Пункт 6.4.7 допускает ведение журнала эксплуатации в электронном виде при условии заверения всех записей электронной подписью. При этом указывается, что вид подписи определяется договором между сторонами. Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи» также подтверждает возможность использования простой электронной подписи, если порядок её применения установлен внутренним актом организации или соответствующим соглашением сторон.

Таким образом, если руководитель утверждает внутренний порядок, согласно которому определённые действия пользователей на платформе для управления заявками, выездным обслуживанием и ТОиР приравниваются к физической подписи, например, перевод заявки в статус «выполнено», то такие записи приобретают юридическую силу, сопоставимую с бумажным документом с живой подписью. В результате, организация может полностью отказаться от бумажного журнала.

Экономическая целесообразность цифрового подхода

Любое решение, внедряемое в коммерческую организацию, должно быть экономически обосновано. Цифровой ТОиР как раз относится к тем инструментам, которые окупаются за счёт фактического снижения затрат. Экономический эффект достигается за счёт сокращения времени диагностики, уменьшения количества ошибок в документации, повышения прозрачности работ и более рационального планирования нагрузки.

Повсеместный переход на электронный формат ведения журналов эксплуатации СППЗ открывает новые возможности не только для организаций, но и для надзорных органов. Если данные из электронных журналов эксплуатации будут передаваться в МЧС автоматически, инспекторы смогут получать объективную картину состояния объектов в режиме реального времени. Это позволит перейти от формальных проверок к адресному надзору. Выезд инспектора начнет осуществляться только туда, где действительно есть риски или нарушения, а объекты, где обслуживание производится корректно и подтверждено цифровыми записями, смогут проходить проверки дистанционно. Данный подход позволит совершить шаг к новой модели взаимодействия между бизнесом и государством в индустрии пожарной безопасности, построенной на объективных данных, и создаст высокую прозрачность и эффективность этих отношений.