Любой компании, заведению, торгово-развлекательному центру, госучреждению важно соблюдать правила пожарной безопасности. Для этого им необходимо следить за исправностью своей системы пожарной сигнализации (СПС). Это предполагает проведение технического обслуживания (ТО) и планово-предупредительного ремонта (ППР).
Чаще всего обслуживанием СПС занимаются внешние сервисные компании. В большинстве случаев они работают с заявками на ТО и контролируют проведение ППР с помощью Excel, электронной почты или мессенджеров. То есть не используют help desk систем, которые позволяют автоматизировать эти процессы. Таким образом, сервисные компании усложняют себе работу.
Преимущества автоматизации ТО и ППР
С помощью help desk системы возможно повысить эффективность работы выездных инженеров компаний в среднем на 40-50%. Это достигается в большей степени за счёт увеличения количества решённых заявок (до 80%) в пересчете на одного выездного инженера.
Дополнительным аргументом в пользу необходимости автоматизации процессов обслуживания СПС является новый национальный стандарт «Системы пожарной сигнализации. Руководство по проектированию, монтажу, техническому обслуживанию и ремонту. Методы испытаний на работоспособность». Экспертное сообщество ожидает, что этот стандарт увидит свет в ближайшем будущем.
Весьма вероятно, что структура нового документа в части технического обслуживания и ремонта будет взята из межгосударственного стандарта ГОСТ 18322-2016. Последний предполагает 24 вида ТО и 12 видов ремонта. Это практически гарантирует увеличение количества регламентных работ, по которым нужно будет делать записи в журнале, формировать документы.
В итоге вести учет заявок на ТО и ППР в Excel станет сложнее, а то и вовсе невозможно. В связи с этим будет велик риск нарушить требования законодательства о пожарной безопасности. Это грозит штрафами и уголовной ответственностью. И тут возникает резонный вопрос: а оно вам нужно?
Если не нужно, тогда самым оптимальным вариантом этого избежать — начать использовать help desk систему.
На что следует обратить внимание при выборе help desk системы
При выборе help desk системы для сервисного обслуживания СПС важно узнать о возможностях программы.
Для этого рекомендую обратить внимание на следующие пункты:
— Help desk система должна быть “заточена” под учет заявок на проведение ППР, устранение неисправностей и решение вопросов эксплуатации СПС. При этом важно, чтобы с ее помощью процесс распределения заявок по исполнителям был тоже автоматизирован.
— В help desk системе должна быть возможность контролировать исполнение заявок специалистами сервисных компаний. Например, с помощью геолокации.
— В help desk системе должна быть возможность отслеживать сроки проведения ТО и ППР по каждому договору с разными заказчиками.
— Help desk система должна позволять формировать отчеты о техническом состоянии СПС для Государственной противопожарной службы.
— Help desk система должна позволять создавать “напоминание”, что такого-то числа истекает срок службы оборудования.
Благодаря этому возможно заранее подготовиться к техническому освидетельствованию оборудования.
Вывод
Help desk система для автоматизации обслуживания СПС позволяет контролировать выполнение работ по ТО и ППР, в том числе с учетом нововведений в законодательстве. Также с её помощью выездные инженеры работают значительно эффективнее. Это, в свою очередь, гарантирует сокращение расходов на обеспечение пожарной безопасности.